PROJEKTAS

Power Automate darbo eigos automatizavimas Microsoft 365

Individualios programinės įrangos kūrimas, Power Apps kūrimas, Power Automate darbo eigos automatizavimas, SharePoint integracija, Microsoft 365 integracija, patvirtinimų automatizavimas, ataskaitos ir skydeliai

  • Sritis: Profesionalios paslaugos
  • Šveicarija Vieta: Šveicarija
  • Įgyvendinimo trukmė: 16 savaitės
  • Technologijos: PHP, Python
4+ mėnesiai

Šis klientas yra profesionalių paslaugų įmonė iš Šveicarijos. Jos komandos Microsoft 365 aplinkoje valdo patvirtinimus, užklausas ir dokumentus, o pasikartojantis duomenų įvedimas ir ataskaitų rengimas užima daug laiko. Sprendimas - individualus Power Automate darbo eigos automatizavimas su Power Apps sąsajomis. Jis priima užklausas, įrašus ir darbo eigos įvykius, o įmonei viename susietame procese pateikia patvirtinimo sprendimus, priskirtas užduotis, pranešimus, atnaujintą SharePoint turinį ir veiklos ataskaitas.

Santrauka

Problema

Įmonė valdo patvirtinimus, įrašus ir dokumentus per nesusietus Microsoft 365 procesus.

Sprendimas

Sprendimas tapo susieta Power Apps ir Power Automate darbo sritimi, skirta užklausoms, patvirtinimams ir ataskaitoms.

Rezultatas

Sprendimas skirtas sumažinti rankinį darbą ir laiką, praleidžiamą perkeliant informaciją tarp verslo procesų.

Kliento istorija

Klientas yra profesionalių paslaugų įmonė iš Šveicarijos. Ji Microsoft 365 aplinkoje valdo patvirtinimus, užklausas ir dokumentus.

Administravimo ir finansų komandos tvarko pasikartojantį duomenų įvedimą, dokumentus ir ataskaitas. Taip pat reikia koordinuotai valdyti SharePoint svetainių, sąrašų ir dokumentų bibliotekų turinį.

Užduotis buvo aiški: sukurti Power Apps programas darbo eigoms automatizuoti, sujungti Power Automate su įmonės Microsoft 365 įrankiais, automatizuoti darbo eigos komunikaciją ir pateikti veiklos ataskaitas.

Sprendimas pritaikytas prie įmonės taisyklių ir esamų duomenų. Jis suskirstytas į užklausų ir patvirtinimų, SharePoint įrašų bei ataskaitų ekranus.

Modulinės integracijos paliko vietos būsimiems plėtiniams.

Klientas paprašė

  1. Sukurti Power Apps patvirtinimams, užduotims sekti ir verslo operacijoms
  2. Sujungti Power Automate su Microsoft 365 ir verslo sistemomis
  3. Automatizuoti darbo eigos pranešimus, priminimus, el. laiškus ir užduočių priskyrimą
  4. Pateikti ataskaitas, skydelius, analitiką ir automatizuotą ataskaitų generavimą

Kodėl netiko paruošta programinė įranga

Paruošti darbo eigos valdymo produktai apima procesų automatizavimą, patvirtinimus ir užduočių koordinavimą, tačiau jų sąsajos ir pritaikymo galimybės gali netikti šios įmonės veiklai. Reikėjo individualios programinės įrangos, kad darbo eigos etapai būtų apibrėžti pagal kliento protokolus ir procedūras, kartu išlaikant susietus Microsoft 365 duomenis.

Projekto apžvalga

Sprendimas sukurtas naudojant Power Apps užklausoms teikti, patvirtinimams peržiūrėti ir užduotims sekti. „Canvas“ arba modeliu valdomos programos suteikia sąsają konkretiems įmonės procesams.

Patvirtinimams tvarkyti „Power Automate“ nukreipia pateiktas užklausas per nuoseklius arba pagal vaidmenis priimamus sprendimus ir registruoja rezultatus. Darbo eigos įvykiai taip pat inicijuoja pranešimus, priminimus ir užduočių priskyrimą.

„SharePoint“ integracija vienoje vietoje išlaiko sąrašų įrašus, dokumentus ir patvirtinimų rezultatus. Sistema sujungia „SharePoint“, „Microsoft Lists“ ir „Excel“, kai to reikia procesui.

Daug dėmesio skirta veiklos matomumui. „Power BI“ gauna duomenų rinkinio eilutes, kuria siunčiamus duomenų rinkinius ir juos atnaujina ataskaitoms bei skydeliams.

Sprendimas suskirstytas į modulius, todėl naujas formas, automatizavimą ir integracijas galima pridėti neper kuriant visos sistemos. Įtraukti dokumentacija ir mokymai, kad kliento komanda galėtų savarankiškai valdyti sistemą.

Įdiegtos pagrindinės funkcijos

  • Power Apps užklausų ir patvirtinimų programos
  • Nuoseklios ir pagal vaidmenis valdomos patvirtinimų darbo eigos
  • SharePoint sąrašų ir dokumentų valdymas
  • Automatiniai el. laiškai, įspėjimai, priminimai ir pranešimai
  • Užduočių priskyrimas ir darbo eigos būsenos sekimas
  • Microsoft 365 ir verslo sistemų integracijos
  • Power BI ataskaitos ir veiklos skydeliai
  • Darbo eigos trikčių šalinimas, testavimas, dokumentavimas ir optimizavimas

Galima pridėti

+ Individualios jungtys + Microsoft Teams pokalbiai ir kanalai + Outlook .msg failų apdorojimas + JSON ataskaitų duomenų tvarkymas + Papildomos Power Apps formos + Nauji patvirtinimų ir užduočių moduliai

Kas dar gali naudoti šį sprendimą

Šios įmonės susiduria su panašia užduotimi, todėl tą patį sprendimą galima pritaikyti jų užklausoms, patvirtinimams, įrašams ir ataskaitoms sujungti.

Apskaitos įmonė

Užduotis Ji valdo klientų darbus, patvirtinimus, el. laiškus, dokumentus ir pasikartojančias komandos užduotis.
Kaip sprendimas padeda Sprendimas sujungia apskaitos darbo eigas su įrašais, užduočių priskyrimu, pranešimais ir ataskaitomis.
Apskaitos įmonės

Personalo atrankos konsultacijų įmonė

Užduotis Ji koordinuoja personalo atrankos užklausas, kandidatų įrašus, patvirtinimus, komunikaciją ir priskirtus darbus.
Kaip sprendimas padeda Sprendimas nukreipia personalo atrankos procesus, atnaujina bendrus įrašus, siunčia įspėjimus ir rodo veiklos informaciją.
Verslo paslaugos

Administracinių paslaugų įmonė

Užduotis Ji valdo užklausas, patvirtinimus, įrašus, ataskaitas ir pasikartojančius duomenų įvedimo procesus.
Kaip sprendimas padeda Sprendimas sujungia formas, darbo eigos etapus, užduotis, pranešimus ir veiklos ataskaitas.
Verslo paslaugos

Technologijų paketas

PHP

SharePoint integracija

PHP palaiko ryšį su Office 365 ištekliais ir SharePoint duomenimis.

Python

Microsoft API prieiga

Python palaiko prieigą prie Microsoft API, autentifikavimą ir HTTP ryšį.

JavaScript / TypeScript (Node.js)

Outlook failų apdorojimas

JavaScript ir TypeScript palaiko Outlook laiškų failų apdorojimą.

vgrem/php-spo

Office 365 ištekliai

vgrem/php-spo (PHP biblioteka Office 365) atlieka kūrimo, skaitymo, atnaujinimo ir trynimo operacijas per Office 365 API.

microsoft-kiota-http

Microsoft API užklausos

microsoft-kiota-http (Python biblioteka Microsoft API ryšiui) suteikia HTTP sluoksnį API užklausoms.

microsoft-kiota-authentication-azure

API autentifikavimas

microsoft-kiota-authentication-azure (Python biblioteka Microsoft autentifikavimui) palaiko autentifikuotą prieigą prie Microsoft API.

microsoft-kiota-abstractions

API abstrakcijos

microsoft-kiota-abstractions (Python biblioteka bendroms Microsoft API struktūroms) palaiko sugeneruotus Microsoft API klientus.

Power Automate

Darbo eigos automatizavimas

Power Automate nukreipia patvirtinimus, priskiria užduotis, siunčia pranešimus, atnaujina įrašus ir sujungia verslo sistemas.

Power Apps

Verslo programos

Power Apps suteikia „canvas“ arba modeliu valdomas programas užklausoms, patvirtinimams, užduotims sekti ir operacijoms.

SharePoint, Excel, PDF, JSON

Verslo duomenys ir failai

Šie formatai ir platformos saugo, keičiasi ir struktūruoja darbo eigose naudojamus įrašus, dokumentus ir ataskaitų duomenis.

Integracijos

SharePoint and Microsoft Lists

Sprendimas nuskaito ir atnaujina sąrašų įrašus, dokumentus, patvirtinimų rezultatus ir turinio būseną.

Microsoft Teams

Sprendimas kuria pokalbius ir kanalus bei tvarko pokalbių pranešimus veiklos komunikacijai.

Outlook

Sprendimas palaiko su Outlook susijusią darbo eigos komunikaciją ir pranešimų failus.

Microsoft Forms

Sprendimas gauna pateiktų formų duomenis, kurie paleidžia arba palaiko darbo eigas.

Power BI

Sprendimas siunčia duomenų rinkinio eilutes ir atnaujina duomenų rinkinius ataskaitoms bei skydeliams.

Microsoft Dynamics 365

Power Automate sujungia darbo eigos procesus su Microsoft Dynamics 365.

Rezultatas

Užklausos pereina per matomus patvirtinimo etapus

Užklausų ir patvirtinimų darbo sritis suteikia įmonei vieną vietą užklausai pateikti ir jos patvirtinimo būsenai sekti. Patvirtinimo sprendimai ir rezultatai lieka susieti su užklausa, o ne tvarkomi kaip atskiri pranešimai.

Etapais pagrįsta struktūra palaiko kliento patvirtinimo taisykles ir palengvina dabartinės proceso būsenos peržiūrą.

Kaip tai veikia

  1. Užklausos formoje pateikiami užklausos laukai ir įrašoma pateikta informacija.
  2. Power Automate nukreipia užklausą per sukonfigūruotus patvirtinimo etapus ir įrašo patvirtinimo sprendimus bei rezultatus.
  3. Darbo eigos būsenos srityje rodoma dabartinė būsena, o įvykus darbo eigos įvykiams suinteresuotiesiems asmenims siunčiami pranešimai.
  • Nuoseklūs patvirtinimo etapai
  • Pagal vaidmenis priimami patvirtinimo sprendimai
  • Darbo eigos rezultatų įrašai
Užklausų ir patvirtinimų darbo sritis

Užklausų ir patvirtinimų darbo sritis

Šio ekrano funkcijos
Kurti patvirtinimų darbo eigas Konfigūruoti darbo eigos etapus

Dokumentai ir SharePoint įrašai lieka susieti

SharePoint darbo srityje sujungiami sąrašų įrašai, dokumentai, patvirtinimų rezultatai ir atnaujintas turinys. Dokumentų darbo eigos automatizavimas užtikrina, kad dokumentų patvirtinimai ir įrašų atnaujinimai būtų to paties proceso dalis.

SharePoint turinys lieka patvirtinimo proceso dalimi, o ne atskira rankine užduotimi.

Kaip tai veikia

  1. SharePoint sąrašo rodinyje rodomi SharePoint sąrašo duomenys.
  2. Dokumentų bibliotekoje saugomi dokumentai ir pateikiami dokumentų patvirtinimo veiksmai.
  3. Įrašų atnaujinimo forma įrašo atnaujintus įrašus ir turinio būseną į SharePoint.
  • SharePoint sąrašo duomenys
  • Dokumentų patvirtinimo veiksmai
  • Atnaujinta turinio būsena
Patarimas: SharePoint turinys lieka patvirtinimo proceso dalimi, o ne atskira rankine užduotimi.
SharePoint įrašai ir dokumentai

SharePoint įrašai ir dokumentai

Šio ekrano funkcijos
Dokumentų darbo eigos automatizavimas Valdyti SharePoint saugomus duomenis

Priskirtas darbas ir darbo eigos įspėjimai matomi

Užduočių ir pranešimų skydelis veiklos vadovams suteikia tiesioginį priskirtų darbų, terminų, priminimų ir įspėjimų vaizdą. Užduočių priskyrimai ir proceso paleidikliai rodomi kartu su darbo eigos būsena.

Tai padeda įmonei susieti kasdienę veiklos komunikaciją su ją sukėlusiu darbu.

Kaip tai veikia

  1. Užduočių sąraše rodomi užduočių priskyrimai ir jų darbo eigos būsena.
  2. Priskirto asmens ir termino laukai susieja kiekvieną užduotį su atsakingu asmeniu ir laiku.
  3. Pranešimų sklaidos kanale registruojami proceso paleidiklių sugeneruoti pranešimai, priminimai ir įspėjimai.
  • Užduočių priskyrimai
  • Terminai
  • Priminimų ir įspėjimų būsena
Užduočių ir pranešimų skydelis

Užduočių ir pranešimų skydelis

Šio ekrano funkcijos
Automatizuoti darbo eigas

Veiklos informaciją lengviau peržiūrėti

Ataskaitų ekrane patvirtinti duomenys, darbo eigos rezultatai, ataskaitos ir analitika pateikiami viename rodinyje. Interaktyvios ataskaitos ir skydelių kortelės leidžia peržiūrėti veiklą neatkuriant informacijos rankiniu būdu.

Duomenų atnaujinimas suderina ataskaitų rodinį su turimais darbo eigos rezultatais.

Kaip tai veikia

  1. Ataskaitų filtrai naudoja patvirtintus duomenis ir darbo eigos rezultatus ataskaitos rodiniui apibrėžti.
  2. Interaktyvių ataskaitų srityje pateikiamos ataskaitos ir analitika.
  3. Atnaujinus duomenis, skydelių kortelėse rodomi skydelio duomenys.
  • Ataskaitų filtrai
  • Interaktyvių ataskaitų sritis
  • Skydelio duomenų atnaujinimas
Pastaba: Power BI gali gauti duomenų rinkinio eilutes, kurti siunčiamus duomenų rinkinius ir atnaujinti šio ataskaitų sluoksnio duomenų rinkinius.
Veiklos ataskaitos ir skydeliai

Veiklos ataskaitos ir skydeliai

Šio ekrano funkcijos
Generuoti ataskaitas analizei

Ką suteikia sprendimas

Naudodama šį sprendimą įmonė gali:

  • Kurti ir valdyti patvirtinimų darbo eigas Power Apps
  • Sujungti užklausas, įrašus, dokumentus, užduotis ir ataskaitas Microsoft 365 aplinkoje
  • Priskirti darbus ir siųsti pranešimus, įspėjimus, priminimus bei el. laiškus pagal darbo eigos įvykius
  • Automatizuotais procesais atnaujinti SharePoint įrašus ir dokumentus
  • Peržiūrėti patvirtintus veiklos duomenis ataskaitose ir skydeliuose
  • Prižiūrėti ir plėsti darbo eigas naudojant dokumentuotus modulinius komponentus

Ar paruoštos sistemos galėtų atlikti šį darbą?

Prieš kuriant sprendimą užduotis buvo palyginta su paruoštais produktais pagal jų pačių aprašymus.

Ko reikia klientui Darbo eigos platformos Jotform Workflows, Kissflow, ProcessMaker Praktikos valdymas Karbon Dokumentų bendradarbiavimas Progress ShareFile Individualus sprendimas
Kurti Power Apps veiklos procesams — — —
Sujungti Microsoft 365 sistemas — — —
Automatizuoti darbo eigos komunikaciją iš dalies
Pateikti ataskaitas ir skydelius iš dalies iš dalies —
Atitikti kliento taisykles: etapus, vaidmenis, ataskaitas iš dalies iš dalies iš dalies
Visi etapai vienoje vietoje — — —
Jokių rankinių veiksmų tarp programų iš dalies iš dalies —

Pagal viešus produktų ir jų kategorijų aprašymus.

Paruoštos darbo eigos platformos apima patvirtinimus, užduočių automatizavimą ir dalį ataskaitų, o praktikos ir dokumentų platformos orientuotos į siauresnes operacijas.

Paruošto produkto pakanka, kai įmonei reikia tik vienos iš šių funkcijų. Šiam klientui reikėjo Microsoft 365 jungčių, savų darbo eigos taisyklių ir ataskaitų vienoje koordinuotoje sistemoje.

Šios dalys išskaidytos į atskiras produktų kategorijas, o jų tarpusavio jungtims vis tiek reikia konfigūravimo ir integravimo darbų.

Galiausiai

Galiausiai sprendimas sukurtas tam, kad sumažintų rankinį darbą nuo profesionalių paslaugų užklausos iki jos patvirtinimo ir ataskaitų rengimo.

DUK

Svarstote kurti panašią sistemą? Perskaitykite toliau pateiktus atsakymus ir sužinokite, kaip Power Automate, Power Apps, SharePoint ir ataskaitos gali veikti viename verslo procese.

Reikia kažko panašaus? Pasikalbėkime
Arba peržiūrėkite daugiau projektų