ПРОЕКТ

Автоматизация рабочих процессов Power Automate в Microsoft 365

Разработка индивидуального программного обеспечения, Разработка Power Apps, Автоматизация рабочих процессов Power Automate, Интеграция с SharePoint, Интеграция с Microsoft 365, Автоматизация согласований, Отчеты и панели

  • Отрасль: Профессиональные услуги
  • Швейцария Местоположение: Швейцария
  • Срок реализации: 16 недели
  • Технологии: PHP, Python
4+ месяца

Этот клиент - компания из Швейцарии, оказывающая профессиональные услуги. Ее команды управляют согласованиями, запросами и документами в среде Microsoft 365, а повторный ввод данных и подготовка отчетов занимают много времени. Решение представляет собой индивидуальную автоматизацию рабочих процессов Power Automate с интерфейсами Power Apps. Оно обрабатывает запросы, записи и события рабочих процессов, предоставляя компании согласования, назначенные задачи, уведомления, обновленное содержимое SharePoint и операционные отчеты в рамках единого связанного процесса.

Краткое содержание

Проблема

Компания управляет согласованиями, записями и документами через несвязанные процессы Microsoft 365.

Решение

Решение стало единой рабочей средой Power Apps и Power Automate для запросов, согласований и отчетности.

Результат

Решение призвано сократить ручную работу и время, затрачиваемое на перенос информации между бизнес-процессами.

История клиента

Клиент - компания из Швейцарии, оказывающая профессиональные услуги. Она управляет согласованиями, запросами и документами в среде Microsoft 365.

Административные и финансовые команды обрабатывают повторный ввод данных, документы и отчеты. Также требуется согласованное управление содержимым сайтов, списков и библиотек документов SharePoint.

Задача была четкой: создать приложения Power Apps для автоматизации рабочих процессов, связать Power Automate с бизнес-инструментами Microsoft 365, автоматизировать коммуникацию и предоставить операционные отчеты.

Решение адаптировано к правилам компании и существующим данным. Оно разделено на экраны запросов и согласований, записей SharePoint и отчетов.

Модульные интеграции оставили пространство для будущих расширений.

Запрос клиента

  1. Создать Power Apps для согласований, отслеживания задач и бизнес-операций
  2. Связать Power Automate с Microsoft 365 и бизнес-системами
  3. Автоматизировать уведомления рабочих процессов, напоминания, электронные письма и назначение задач
  4. Предоставить отчеты, панели, аналитику и автоматизированное создание отчетов

Почему готовое программное обеспечение не подошло

Готовые продукты для управления рабочими процессами поддерживают автоматизацию, согласования и координацию задач, однако их интерфейсы и возможности настройки могут не соответствовать деятельности этой компании. Требовалось индивидуальное программное обеспечение, чтобы определить этапы рабочих процессов в соответствии с протоколами и процедурами клиента, сохранив связанные данные Microsoft 365.

Обзор проекта

Решение создано с использованием Power Apps для подачи запросов, просмотра согласований и отслеживания задач. Приложения Canvas или приложения на основе моделей обеспечивают интерфейс для конкретных бизнес-процессов.

Для обработки согласований Power Automate направляет запросы через последовательные или ролевые этапы принятия решений и фиксирует результаты. События рабочих процессов также запускают уведомления, напоминания и назначение задач.

Интеграция с SharePoint хранит записи списков, документы и результаты согласований в одном месте. Система объединяет SharePoint, Microsoft Lists и Excel, когда этого требует процесс.

Особое внимание уделено прозрачности операций. Power BI получает строки наборов данных, создает push-наборы данных и обновляет их для отчетов и панелей.

Решение разделено на модули, поэтому новые формы, автоматизацию и интеграции можно добавлять без перестройки всей системы. В комплект входят документация и обучение, чтобы команда клиента могла самостоятельно управлять системой.

Реализованные ключевые функции

  • Приложения Power Apps для запросов и согласований
  • Последовательные и ролевые рабочие процессы согласований
  • Управление списками и документами SharePoint
  • Автоматические электронные письма, предупреждения, напоминания и уведомления
  • Назначение задач и отслеживание состояния рабочих процессов
  • Интеграции с Microsoft 365 и бизнес-системами
  • Отчеты Power BI и операционные панели
  • Устранение неполадок, тестирование, документирование и оптимизация рабочих процессов

Можно добавить

+ Индивидуальные соединители + Чаты и каналы Microsoft Teams + Обработка файлов Outlook .msg + Обработка данных отчетов JSON + Дополнительные формы Power Apps + Новые модули согласований и задач

Кто еще может использовать это решение

Эти компании сталкиваются с похожими задачами, поэтому то же решение можно адаптировать для объединения их запросов, согласований, записей и отчетов.

Бухгалтерская компания

Задача Она управляет клиентскими задачами, согласованиями, электронными письмами, документами и повторяющимися задачами команды.
Как помогает решение Решение объединяет бухгалтерские рабочие процессы с записями, назначением задач, уведомлениями и отчетами.
Бухгалтерские компании

Консалтинговая компания по подбору персонала

Задача Она координирует запросы на подбор персонала, записи кандидатов, согласования, коммуникацию и назначенные задачи.
Как помогает решение Решение направляет процессы подбора персонала, обновляет общие записи, отправляет предупреждения и отображает операционную информацию.
Бизнес-услуги

Компания административных услуг

Задача Она управляет запросами, согласованиями, записями, отчетами и повторяющимися процессами ввода данных.
Как помогает решение Решение объединяет формы, этапы рабочих процессов, задачи, уведомления и операционные отчеты.
Бизнес-услуги

Технологический стек

PHP

Интеграция с SharePoint

PHP обеспечивает подключение к ресурсам Office 365 и данным SharePoint.

Python

Доступ к API Microsoft

Python обеспечивает доступ к API Microsoft, аутентификацию и HTTP-соединение.

JavaScript / TypeScript (Node.js)

Обработка файлов Outlook

JavaScript и TypeScript обеспечивают обработку файлов писем Outlook.

vgrem/php-spo

Ресурсы Office 365

vgrem/php-spo (библиотека PHP для Office 365) выполняет операции создания, чтения, обновления и удаления через API Office 365.

microsoft-kiota-http

Запросы к API Microsoft

microsoft-kiota-http (библиотека Python для подключения к API Microsoft) предоставляет HTTP-слой для API-запросов.

microsoft-kiota-authentication-azure

Аутентификация API

microsoft-kiota-authentication-azure (библиотека Python для аутентификации Microsoft) обеспечивает аутентифицированный доступ к API Microsoft.

microsoft-kiota-abstractions

Абстракции API

microsoft-kiota-abstractions (библиотека Python для общих структур API Microsoft) поддерживает сгенерированные клиенты API Microsoft.

Power Automate

Автоматизация рабочих процессов

Power Automate направляет согласования, назначает задачи, отправляет уведомления, обновляет записи и объединяет бизнес-системы.

Power Apps

Бизнес-приложения

Power Apps предоставляет приложения Canvas или приложения на основе моделей для запросов, согласований, отслеживания задач и операций.

SharePoint, Excel, PDF, JSON

Бизнес-данные и файлы

Эти форматы и платформы хранят, передают и структурируют записи, документы и данные отчетов, используемые в рабочих процессах.

Интеграции

SharePoint and Microsoft Lists

Решение считывает и обновляет записи списков, документы, результаты согласований и состояние содержимого.

Microsoft Teams

Решение создает чаты и каналы, а также обрабатывает сообщения для рабочей коммуникации.

Outlook

Решение поддерживает коммуникацию рабочих процессов и файлы уведомлений, связанные с Outlook.

Microsoft Forms

Решение получает данные отправленных форм, которые запускают или поддерживают рабочие процессы.

Power BI

Решение отправляет строки наборов данных и обновляет наборы данных для отчетов и панелей.

Microsoft Dynamics 365

Power Automate связывает процессы рабочих процессов с Microsoft Dynamics 365.

Результат

Запросы проходят через видимые этапы согласования

Рабочая область запросов и согласований предоставляет компании единое место для подачи запроса и отслеживания его статуса согласования. Решения по согласованию и результаты остаются связанными с запросом, а не обрабатываются как отдельные уведомления.

Поэтапная структура поддерживает правила согласования клиента и упрощает просмотр текущего состояния процесса.

Как это работает

  1. В форме запроса вводятся поля запроса и сохраняется отправленная информация.
  2. Power Automate направляет запрос через настроенные этапы согласования и записывает решения и результаты.
  3. В области состояния рабочего процесса отображается текущий статус, а при событиях рабочего процесса заинтересованным лицам отправляются уведомления.
  • Последовательные этапы согласования
  • Ролевые решения по согласованию
  • Записи результатов рабочих процессов
Рабочая область запросов и согласований

Рабочая область запросов и согласований

Функции этого экрана
Создание рабочих процессов согласований Настройка этапов рабочих процессов

Документы и записи SharePoint остаются связанными

Рабочая область SharePoint объединяет записи списков, документы, результаты согласований и обновленное содержимое. Автоматизация рабочих процессов документов гарантирует, что согласования документов и обновления записей являются частью одного процесса.

Содержимое SharePoint остается частью процесса согласования, а не отдельной ручной задачей.

Как это работает

  1. В представлении списка SharePoint отображаются данные списка SharePoint.
  2. В библиотеке документов хранятся документы и доступны действия по их согласованию.
  3. Форма обновления записей сохраняет обновленные записи и состояние содержимого в SharePoint.
  • Данные списка SharePoint
  • Действия по согласованию документов
  • Обновленное состояние содержимого
Совет: Содержимое SharePoint остается частью процесса согласования, а не отдельной ручной задачей.
Записи и документы SharePoint

Записи и документы SharePoint

Функции этого экрана
Автоматизация рабочих процессов документов Управление данными, хранящимися в SharePoint

Назначенная работа и уведомления рабочих процессов видны

Панель задач и уведомлений предоставляет руководителям операций прямой обзор назначенной работы, сроков, напоминаний и предупреждений. Назначения задач и триггеры процессов отображаются вместе с состоянием рабочего процесса.

Это помогает компании связать ежедневную операционную коммуникацию с задачей, которая ее вызвала.

Как это работает

  1. В списке задач отображаются назначения задач и их состояние в рабочем процессе.
  2. Поля назначенного сотрудника и срока связывают каждую задачу с ответственным лицом и временем.
  3. В канале уведомлений фиксируются уведомления, напоминания и предупреждения, созданные триггерами процессов.
  • Назначения задач
  • Сроки
  • Состояние напоминаний и предупреждений
Панель задач и уведомлений

Панель задач и уведомлений

Функции этого экрана
Автоматизация рабочих процессов

Операционную информацию проще просматривать

На экране отчетов подтвержденные данные, результаты рабочих процессов, отчеты и аналитика представлены в одном представлении. Интерактивные отчеты и карточки панелей позволяют просматривать операции без ручного сбора информации.

Обновление данных синхронизирует представление отчетов с доступными результатами рабочих процессов.

Как это работает

  1. Фильтры отчетов используют подтвержденные данные и результаты рабочих процессов для определения представления отчета.
  2. В области интерактивных отчетов представлены отчеты и аналитика.
  3. После обновления данных в карточках панелей отображаются данные панели.
  • Фильтры отчетов
  • Область интерактивных отчетов
  • Обновление данных панели
Примечание: Power BI может получать строки наборов данных, создавать push-наборы данных и обновлять наборы данных этого слоя отчетности.
Операционные отчеты и панели

Операционные отчеты и панели

Функции этого экрана
Создание отчетов для анализа

Что дает решение

С помощью этого решения компания может:

  • Создавать и управлять рабочими процессами согласований в Power Apps
  • Объединять запросы, записи, документы, задачи и отчеты в среде Microsoft 365
  • Назначать задачи и отправлять уведомления, предупреждения, напоминания и электронные письма по событиям рабочих процессов
  • Обновлять записи и документы SharePoint с помощью автоматизированных процессов
  • Просматривать подтвержденные операционные данные в отчетах и панелях
  • Поддерживать и расширять рабочие процессы с помощью документированных модульных компонентов

Смогли бы готовые системы выполнить эту работу?

До создания решения задача была сопоставлена с готовыми продуктами на основе их собственных описаний.

Что нужно клиенту Платформы рабочих процессов Jotform Workflows, Kissflow, ProcessMaker Управление практикой Karbon Совместная работа с документами Progress ShareFile Индивидуальное решение
Создавать Power Apps для операционных процессов — — —
Объединить системы Microsoft 365 — — —
Автоматизировать коммуникацию рабочих процессов частично
Предоставить отчеты и панели частично частично —
Соответствовать правилам клиента: этапам, ролям, отчетам частично частично частично
Все этапы в одном месте — — —
Никаких ручных действий между приложениями частично частично —

На основе общедоступных описаний продуктов и их категорий.

Готовые платформы рабочих процессов поддерживают согласования, автоматизацию задач и часть отчетности, а платформы для практик и документов ориентированы на более узкие операции.

Готового продукта достаточно, если компании нужна только одна из этих функций. Этому клиенту требовались соединители Microsoft 365, собственные правила рабочих процессов и отчеты в одной скоординированной системе.

Эти компоненты распределены по отдельным категориям продуктов, а для их объединения все равно требуются настройка и интеграционные работы.

В итоге

В итоге решение создано для сокращения ручной работы от запроса на профессиональные услуги до его согласования и подготовки отчетов.

FAQ

Рассматриваете создание похожей системы? Прочитайте ответы ниже и узнайте, как Power Automate, Power Apps, SharePoint и отчеты могут работать в рамках одного бизнес-процесса.

Нужно что-то похожее? Давайте поговорим
Или посмотрите больше проектов