Santrauka
Viešbučių grupė savo svetingumo veikloje valdo rezervacijas, kambarių užimtumą, svečių aptarnavimą, atsiskaitymus ir ataskaitas.
Sprendimas tapo individualia užsakymų sistema, vienoje vietoje sujungiančia viešbučio veiklą, OTA sinchronizavimą, sąskaitų išrašymą ir ataskaitas.
Sistema skirta sumažinti rankinio darbo kiekį ir laiką, praleidžiamą perkeliant užsakymų informaciją tarp viešbučio užduočių ir įrankių.
Kliento istorija
Klientas yra viešbučių grupė iš Rumunijos. Ji valdo svetingumo objektus, kuriuose darbuotojai koordinuoja rezervacijas, kambarių užimtumą ir svečių atvykimą.
Kambarių tvarkymas, atsiskaitymai ir ataskaitos yra tos pačios kasdienės veiklos dalis.
Rezervacijų komandoms reikia aktualaus kambarių inventoriaus ir užsakymų informacijos, o registratūros bei tvarkymo darbuotojai stebi svečių ir kambarių būseną. Vadovams ir buhalteriams taip pat reikia finansinės informacijos bei ataskaitų.
Prašymas buvo paprastas: valdyti rezervacijas ir kasdienę viešbučio veiklą vienoje sistemoje. Tame pačiame sprendime taip pat turėjo tilpti tiesioginiai užsakymai, OTA sinchronizavimas, atsiskaitymai, mokėjimai ir ataskaitos.
Sprendimas sukurtas kaip modulinė viešbučio PMS su atskirais užimtumo, rezervacijų, OTA sinchronizavimo, tvarkymo ir pajamų ataskaitų langais. Prieigos taisyklės, integracijos ir vėlesni papildymai buvo laikomi struktūros dalimi, o ne atskirais įrankiais.
Klientas pageidavo
- Centralizuotai valdyti kambarius, užimtumą ir visą rezervacijos ciklą
- Valdyti svečių profilius, istoriją, registraciją, išregistravimą ir komunikaciją
- Sujungti tiesioginius užsakymus su OTA ir kanalų valdymo sistemomis
- Tvarkyti atsiskaitymus, sąskaitas, mokėjimus, apskaitą ir finansines ataskaitas
Kodėl netiko paruošta programinė įranga
Paruošti viešbučių valdymo produktai apima registratūros darbą, rezervacijas ir kambarių tvarkymą. Jie taip pat siūlo finansų, ataskaitų ir kelių objektų valdymo funkcijas, tačiau jų prieigos modelis ir funkcijų derinys galėjo netikti šiai viešbučių grupei. Reikėjo individualios užsakymų sistemos, kuri sujungtų užsakymus, CRM ir veiklą į vieną procesą. Ji taip pat turėjo palaikyti integracijas ir prieigos taisykles, įskaitant suderinamumą su senomis sistemomis, kai to reikėjo.
Projekto apžvalga
Sprendimas sukurtas remiantis bendra užsakymų informacija, skirta užimtumui, registratūros darbui ir ataskaitoms. Kambarių inventorius ir užsakymų būsena išlieka susieti viso rezervacijos ciklo metu.
Kambarių pasirinkimo lange sujungiami datų intervalai, kambarių būsena ir tipai. Svečio pageidavimai bei rezervacijos informacija papildo pasirinkimo vaizdą, o užsakymų kalendorius ir inventoriaus moduliai palaiko susietą informaciją.
Rezervacijų valdymas pritaikytas registratūros ir užsakymų komandoms. Viename lange pateikiama svečio paieška, rezervacijos būsena, registracija, išregistravimas ir užsakymų istorija.
OTA sinchronizavimas pateiktas atskirame monitoriuje su prijungtais kanalais, pakeitimų eile, žurnalais ir pakartotinio bandymo veiksmais. Taip užsakymų komandai matomos naujos, pakeistos ir atšauktos rezervacijos.
Sprendime taip pat yra tvarkymo lenta ir pajamų skydelis. Sąskaitų bei ataskaitų veiksmai, eksportas ir apskaitos integracijos suteikia vadovams bei buhalteriams veiklos ir finansinės informacijos vaizdą.
Įdiegtos pagrindinės funkcijos
- Centralizuotas kambarių užimtumo kalendorius
- Kambario ir užsakymo pasirinkimas
- Viso rezervacijos ciklo valdymas
- Svečių profiliai ir užsakymų istorija
- Registracijos ir išregistravimo stebėjimas
- OTA rezervacijų sinchronizavimas
- Kambarių būsenos lenta tvarkymo komandai
- Sąskaitų ir ataskaitų generavimas
- Pajamų ir užimtumo skydelis
