Santrauka
Apskaitos įmonė daug laiko skiria besikeičiančių failų konsolidavimui ir pasikartojančių ataskaitų tikrinimui, todėl kyla kopijavimo, formulių ir naudotojų klaidų rizika.
Sprendimas tapo vietiniu Excel procesu, kuris importuoja, tikrina, atnaujina ir pateikia įmonės finansinius duomenis.
Programinė įranga sumažina rankinio ataskaitų rengimo darbo kiekį ir suteikia įmonei aiškesnes vadovybei paruoštas ataskaitas.
Kliento istorija
Klientas yra apskaitos įmonė iš Vokietijos. Ji rengia finansines ataskaitas, biudžetus ir prognozes pagal besikeičiančius Excel ir CSV duomenis.
Ji taip pat atlieka sutikrinimus ir kuria veiklos rezultatų valdymo skydelius.
Įmonė daug laiko skiria šaltinio failų sujungimui, formulių tikrinimui ir pasikartojančių ataskaitų rengimui. Duomenų kopijavimas tarp darbaknygių taip pat sudaro sąlygas formulėms ir naudotojams klysti.
Poreikis buvo paprastas: išlaikyti procesą vietinėje darbalaukio Excel programoje, sujungti kelis šaltinių formatus, sukurti vadovybei paruoštus valdymo skydelius ir finansines ataskaitas bei padaryti darbaknygę patogią netechniniams darbuotojams.
Sprendimas sukurtas pagal kontroliuojamą importo ir atnaujinimo procesą, konfigūruojamas ataskaitų taisykles, aiškius tikrinimo pranešimus ir dokumentaciją. Moduliai išdėstyti taip, kad buhalteriai vienoje darbaknygėje galėtų pereiti nuo šaltinio failų prie analizės, ataskaitų ir bendrinamų rezultatų.
Klientas pageidavo
- Dirbti darbalaukio Excel programoje be trečiųjų šalių priedų
- Kurti valdymo skydelius, suvestines, diagramas ir KPI rodinius
- Sujungti Excel darbaknyges, darbalapius, CSV failus ir įklijuotas lenteles
- Padaryti darbaknygę lengvai prižiūrimą netechniniams Excel naudotojams
Kodėl netiko paruošta programinė įranga
Bendrosios skaičiuoklių programos siūlo diagramas, duomenų tvarkymą ir analizę, tačiau pačios savaime neatitinka šios įmonės sukonfigūruotų importo, transformavimo, sutikrinimo, atnaujinimo ir ataskaitų išvesties taisyklių. Reikėjo individualios darbaknygės, kad šios taisyklės būtų viename atnaujinamame procese standartinėje darbalaukio Excel programoje be trečiųjų šalių priedų.
Projekto apžvalga
Sprendimas sukurtas pagal tikruosius įmonės šaltinio failus ir ataskaitų rengimo taisykles. Speciali importo sritis priima Excel darbaknyges, darbalapius ir CSV failus, o failų pasirinkimo valdiklis leidžia išvengti kietai užkoduotų kelių.
Siekiant apdoroti nevienodus įvesties duomenis, prieš analizę jie išvalomi ir standartizuojami. Sistema taip pat patikrina, sutikrina ir pašalina pasikartojančius įrašus.
Atnaujinimo procesas perskaičiuoja formules ir atnaujina ataskaitų sritis pagal naujausius šaltinio failus.
Valdymo skydelyje pateikiami KPI, tendencijos ir nuokrypiai vienoje vietoje. Suvestinės ir filtrai leidžia vadovams filtruoti rodiklius neper kuriant darbaknygės.
Finansinės ataskaitos pateikiamos atskirose Pelno (nuostolių), balanso, ir pinigų srautų dalyse. Sutampantys elementai ir pažymėti neatitikimai išlieka matomi prieš bendrinant ataskaitą.
Rezultatų procesas sukuria suformatuotas ataskaitas ir PDF failus tvarkingame aplanke. Konfigūracijos sritys, komentarai, instrukcijos ir paaiškinimai padeda įmonės netechniniams naudotojams suprasti darbaknygę.
Įdiegtos pagrindinės funkcijos
- Vieno spustelėjimo Excel ir CSV importas
- Duomenų valymas, tikrinimas ir pasikartojančių įrašų šalinimas
- Atnaujinamos formulės ir ataskaitų skaičiavimai
- KPI valdymo skydelis su diagramomis ir filtrais
- Suvestinės lentelės
- Pelno (nuostolių), balanso ir pinigų srautų dalys
- Finansinių duomenų sutikrinimas su neatitikimų žymomis
- PDF ataskaitų generavimas
- Tvarkingi, datomis pažymėti rezultatų aplankai
