Краткое содержание
Клиент отслеживает товары, продажи, закупки и запасы в отдельных файлах, поэтому обновление данных и подготовка отчетов превращаются в повторяющуюся работу.
Решение стало контролируемой книгой Excel и VBA для управления запасами, заказами и отчетами.
ПО создано для сокращения ручной работы с запасами и времени, необходимого для подготовки надежной деловой информации.
История клиента
Клиент - дистрибьютор продуктов из Румынии. Он управляет товарами, продажами, закупками, поставщиками и запасами в Excel, а также обрабатывает заказы клиентов и счета.
Поддержание актуальных остатков отнимает у команды время. Движение запасов, информация о продажах и записи о закупках должны оставаться связанными при поступлении, отгрузке, списании или возврате товаров.
Задача была ясной: автоматизировать обновление запасов на основе операций, отображать понятные результаты по запасам и продажам, формировать отчеты и импортировать существующие данные из уже используемых файлов.
Решение создано как контролируемая книга с формами операций, защищенными таблицами, панелями, представлениями отчетов и потоками импорта. Обработка заказов, счета и предупреждения о запасах представлены как связанные модули.
Клиент хотел
- Обновлять запасы на основе продаж, закупок, приемки, отгрузки, списаний и возвратов
- Отображать панели, графики, KPI, фильтры и анализ динамики
- Формировать отчеты о запасах, продажах, закупках, стоимости и ежедневных операциях
- Импортировать существующие данные и обновлять отчеты из исходных файлов
Почему готовое ПО не подошло
Продукты для автоматизации складов в основном предназначены для роботов, автоматизированных транспортных средств и операций обработки материалов, тогда как этому клиенту требовалось управлять в Excel операциями с запасами, заказами, счетами, импортом и отчетами. Индивидуальная книга адаптирована к существующему способу управления запасами, продажами, закупками и информацией о поставщиках.
Обзор проекта
Решение создано на базе Microsoft Excel с автоматизацией VBA, формами, выпадающими списками и защищенными таблицами. Оно предоставляет дистрибьютору единое контролируемое место для хранения информации о запасах, заказах и поставщиках.
Для управления движением запасов используется экран ввода операций, где регистрируются продажи, закупки и корректировки остатков. Текущие остатки обновляются на основе зарегистрированных операций.
На панели запасов отображаются текущие остатки, точки пополнения и отметки о низком остатке. Фильтры, срезы данных и действия обновления помогают сосредоточиться на нужных товарах или периодах.
В разделе отчетов объединены сводные таблицы, PivotTables и графики динамики. Здесь представлена информация о продажах, закупках и дефиците товаров с фильтрами просмотра.
Особое внимание уделено импорту и деловым документам. CSV- и XML-файлы можно добавлять в книгу, а счета и сводки можно подготовить для экспорта в PDF или отправки по электронной почте.
Основные реализованные функции
- Автоматическое обновление запасов на основе продаж, закупок, приемки, отгрузки, списаний и возвратов
- Массовое обновление запасов товаров
- Управление записями журнала запасов
- Панель запасов с отметками о низком остатке и точками пополнения
- Отчеты о продажах, закупках, запасах и дефиците товаров
- Графики, KPI, фильтры, срезы данных и анализ динамики
- Обработка заказов клиентов
- Формирование счетов с информацией о товарах
- Импорт данных CSV и XML
