ПРОЕКТ

Программное обеспечение для автоматизации отчетов Excel и ускорения подготовки финансовой отчетности

Разработка индивидуального программного обеспечения, Импорт Excel и CSV, Автоматическое обновление данных, Проектирование панели управления и KPI, Подготовка финансовых отчетов, Генерация PDF, Документация пользователя Excel

  • Сфера деятельности: Бухгалтерский учет
  • Германия Местоположение: Германия
  • Срок реализации: 10 недели
  • Технологии: Python, JavaScript / TypeScript (Node.js)
3 месяца

Клиент - бухгалтерская компания, которая тратит много времени на объединение изменяющихся данных Excel и CSV, проверку формул и ручную подготовку финансовых отчетов. Программное обеспечение представляет собой процесс подготовки отчетов на базе Excel для бухгалтеров и руководителей. Оно импортирует исходные книги и CSV-файлы, проверяет данные, обновляет расчеты и создает панели управления. Также формируются финансовые отчеты и PDF-файлы. В результате появляется единое место для просмотра выручки, маржи и денежных потоков без повторяющихся операций копирования и вставки.

Краткое описание

Проблема

Бухгалтерская компания тратит много времени на консолидацию изменяющихся файлов и проверку повторяющихся отчетов, что повышает риск ошибок копирования, формул и пользователей.

Решение

Решение стало локальным процессом Excel, который импортирует, проверяет, обновляет и представляет финансовые данные компании.

Результат

Программное обеспечение сокращает объем ручной работы по подготовке отчетов и предоставляет компании более понятные отчеты, готовые для руководства.

История клиента

Клиент - бухгалтерская компания из Германии. Она готовит финансовые отчеты, бюджеты и прогнозы на основе изменяющихся данных Excel и CSV.

Она также выполняет сверки и создает панели управления операционными показателями.

Компания тратит много времени на объединение исходных файлов, проверку формул и подготовку повторяющихся отчетов. Копирование данных между книгами также создает условия для ошибок в формулах и действий пользователей.

Требование было простым: сохранить процесс в локальном настольном Excel, объединить несколько исходных форматов, создать панели управления и финансовые отчеты для руководства, а также сделать книгу удобной для нетехнических сотрудников.

Решение построено на контролируемом процессе импорта и обновления, настраиваемых правилах отчетности, понятных сообщениях проверки и документации. Модули расположены так, чтобы бухгалтеры могли в одной книге перейти от исходных файлов к аналитике, отчетам и результатам для совместного использования.

Клиент хотел

  1. Работать в настольном Excel без сторонних надстроек
  2. Создавать панели управления, сводки, диаграммы и представления KPI
  3. Объединять книги Excel, листы, CSV-файлы и вставленные таблицы
  4. Сделать книгу простой в обслуживании для нетехнических пользователей Excel

Почему готовое программное обеспечение не подошло

Обычные табличные программы предлагают диаграммы, обработку данных и аналитику, но сами по себе не соответствуют настроенным правилам импорта, преобразования, сверки, обновления и вывода отчетов этой компании. Потребовалась индивидуальная книга, чтобы объединить эти правила в одном обновляемом процессе стандартного настольного Excel без сторонних надстроек.

Обзор проекта

Решение создано на основе реальных исходных файлов компании и правил подготовки отчетов. Специальный раздел импорта принимает книги Excel, листы и CSV-файлы, а выбор файлов помогает избежать жестко заданных путей.

Чтобы обрабатывать неоднородные входные данные, перед анализом они очищаются и стандартизируются. Система также проверяет, сопоставляет и удаляет дублирующиеся записи.

Процесс обновления пересчитывает формулы и обновляет разделы отчетов на основе последних исходных файлов.

На панели управления представлены KPI, тренды и отклонения в одном месте. Сводки и фильтры позволяют руководителям фильтровать показатели без пересоздания книги.

Финансовые отчеты представлены в отдельных разделах прибыли и убытков, баланса, и денежных потоков . Совпадающие элементы и отмеченные расхождения остаются видимыми перед отправкой отчета.

Процесс формирования результатов создает отформатированные отчеты и PDF-файлы в упорядоченной папке. Области конфигурации, комментарии, инструкции и пояснения помогают нетехническим сотрудникам компании работать с книгой.

Реализованные ключевые функции

  • Импорт Excel и CSV одним нажатием
  • Очистка, проверка данных и удаление дубликатов
  • Обновляемые формулы и расчеты отчетов
  • Панель KPI с диаграммами и фильтрами
  • Сводные таблицы
  • Разделы прибыли и убытков, баланса и денежных потоков
  • Сверка финансовых данных с отметками расхождений
  • Генерация отчетов в PDF
  • Упорядоченные папки результатов с датами

Можно добавить

+ Отчеты о бюджете и фактических результатах + Правила прогнозирования и распределения + Проверяемую форму ввода данных

Кто еще может использовать это решение

Эти компании сталкиваются с похожими задачами подготовки отчетов, поэтому то же решение можно адаптировать под их файлы, правила и представления для руководства.

Операционная команда

Задача Она консолидирует операционные данные и отслеживает KPI, тренды и эффективность в повторяющихся отчетах.
Как помогает решение Решение импортирует исходные файлы, обновляет расчеты и предоставляет отфильтрованные панели управления и отчеты для совместного использования.
Бизнес-услуги

Команда управления запасами

Задача Она объединяет данные о запасах и движении товаров, чтобы отслеживать уровни, точки заказа и результаты.
Как помогает решение Решение стандартизирует поступающие таблицы, выделяет отклонения и хранит последние сводки в одной книге.
Розничные магазины

Производственная команда

Задача Она анализирует производственные данные, процессы и эффективность по изменяющимся таблицам.
Как помогает решение Решение объединяет исходные таблицы, обновляет представления KPI и экспортирует отформатированные отчеты для руководства.
Производители пищевой продукции

Технологический стек

Python

Обработка данных и PDF

Python поддерживает обработку таблиц, создание диаграмм и работу с PDF в процессе подготовки отчетов.

JavaScript / TypeScript (Node.js)

Обработка книг и CSV

JavaScript или TypeScript поддерживает чтение и запись книг, а также анализ отдельных файлов.

PHP

Обработка таблиц и PDF

PHP поддерживает импорт и экспорт таблиц и создание PDF при реализации решения.

openpyxl

Чтение и запись XLSX

openpyxl (библиотека Python для книг Excel) читает и записывает файлы XLSX и XLSM.

exceljs

Управление книгами Excel

exceljs (библиотека JavaScript для файлов Excel) читает и записывает данные XLSX и CSV.

csv-parse

Анализ CSV-файлов

csv-parse (библиотека для чтения файлов с разделителями-запятыми) преобразует входные данные CSV в пригодные для использования записи.

pyecharts

Создание диаграмм панели управления

pyecharts (библиотека диаграмм Python) создает диаграммы для представления KPI и трендов.

CSV

Обмен табличными данными

CSV-файлы являются простым форматом ввода повторяющихся исходных таблиц.

PDF

Совместное использование отформатированных отчетов

PDF-файлы содержат печатные и доступные для совместного использования финансовые отчеты и отчеты для руководства.

Интеграции

Microsoft Excel

Процесс выполняется в локальном настольном Excel и использует функции книги для импорта, формул, сводок и отчетов.

CSV files

Исходные CSV-файлы передают табличные данные в процесс импорта и проверки.

PDF output

Процесс подготовки отчетов экспортирует отформатированные финансовые отчеты и отчеты для руководства в PDF.

Результат

Контролируемый запуск каждого обновления

На экране импорта одновременно доступны выбор источника, проверка и статус обновления. Это обеспечивает понятное начало процесса подготовки отчетов.

Это сокращает повторяющуюся работу с файлами и помогает организовать процесс подготовки отчетов.

Как это работает

  1. Элемент выбора папки или файла идентифицирует книги Excel, листы и CSV-файлы.
  2. Модуль импорта данных считывает выбранные исходные данные и показывает сообщения проверки.
  3. Модуль обновления данных обновляет статус после очистки данных и пересчета книги.
  • Книги Excel
  • Листы
  • CSV-файлы
Примечание: Процесс использует специальную папку или окно выбора файлов, а не жестко заданные пути к файлам.
Элемент управления импортом и обновлением

Элемент управления импортом и обновлением

Функции на этом экране
Импорт данных Обновление данных

Управленческие показатели в одном отфильтрованном представлении

Панель управления преобразует обновленные данные в карточки KPI, диаграммы и сводки. Руководители могут просматривать выручку, маржу прибыли и тренды без поиска по отдельным листам.

Интерактивные фильтры помогают сосредоточиться на показателях, важных для конкретного просмотра.

Как это работает

  1. Панель управления считывает обновленные данные о выручке, марже прибыли, KPI, трендах и отклонениях.
  2. Модуль диаграмм панели управления обновляет интерактивные диаграммы и сводки.
  3. Фильтры сужают представления KPI и трендов.
  • Показатели выручки и прибыльности
  • Бизнес-KPI
  • Области трендов и отклонений
Панель сводки с фильтрами

Панель сводки с фильтрами

Функции на этом экране
Диаграммы панели управления Мониторинг KPI Динамическое обновление диаграмм и таблиц Показатели выручки и прибыльности Фильтрация диаграмм с помощью фильтров

Финансовые отчеты с проверками сверки

На экране финансовых отчетов сгруппированы результаты прибыли и убытков, баланса, и денежных потоков. Совпадающие элементы и отмеченные расхождения остаются видимыми для проверки перед отправкой.

Бухгалтер может в одном месте проверить рассчитанные отчеты и результаты сверки.

Как это работает

  1. Модуль показателей выручки и прибыльности рассчитывает результаты прибыли и убытков, баланса и денежных потоков.
  2. Модуль сверки финансовых данных сравнивает элементы и отделяет совпадения от отмеченных расхождений.
  3. Модуль экспорта отчетов в PDF подготавливает проверенные разделы отчетов для экспорта в PDF.
  • Результаты прибыли и убытков
  • Результаты баланса
  • Результаты денежных потоков
  • Совпадающие и несовпадающие элементы
Совет: Результаты сверки остаются видимыми вместе с разделами отчетов и могут быть проверены перед отправкой.
Отчеты финансовой отчетности

Отчеты финансовой отчетности

Функции на этом экране
Сверка финансовых данных Показатели выручки и прибыльности Экспорт отчетов в PDF

Отчеты для совместного использования и упорядоченные результаты

Экран результатов создает отформатированный отчет по выбранному шаблону и хранит PDF-файлы в упорядоченной папке с датой. Подготовители отчетов могут создать единый файл для отправки руководству.

В списке результатов отображаются созданная сводка, PDF-отчет и очищенные экспортированные данные.

Как это работает

  1. Выбор шаблона отчета определяет формат сводного отчета.
  2. Модуль анализа и генерации отчетов создает отформатированный отчет и очищенные экспортированные данные.
  3. Элемент управления экспортом PDF создает PDF-отчет.
  • Сводный отчет
  • PDF-отчет
  • Очищенные экспортированные данные
Экспорт отчета и папка результатов

Экспорт отчета и папка результатов

Функции на этом экране
Генерация отчетов для анализа Экспорт отчетов в PDF

Что дает решение

Используя это решение, бухгалтерская компания может:

  • Импортировать и объединять изменяющиеся исходные файлы Excel и CSV
  • Обновлять расчеты и аналитику в одной книге
  • Просматривать финансовые отчеты и результаты сверки в одном месте
  • Отслеживать выручку, маржу, KPI, тренды и отклонения
  • Экспортировать отформатированные отчеты в виде PDF-файлов для совместного использования
  • Поддерживать правила отчетности с помощью областей конфигурации и документации

Смогли бы готовые системы выполнить эту работу?

До проектирования задачи сравнили с готовыми продуктами на основе их собственных описаний.

Что нужно клиенту Программное обеспечение для работы с таблицами Microsoft Excel, Apple Numbers, Zoho Sheet, WPS Spreadsheets, LibreOffice Calc Инструменты автоматизации отчетности Detrics, Equals Инструменты статистического планирования Analytica Индивидуальное решение
Работать в локальном настольном Excel — — —
Создавать панели управления и представления KPI частично
Объединять несколько исходных файлов — —
Оставаться удобной для нетехнических пользователей частично частично частично
Соответствовать правилам клиента: этапам, ролям и отчетам частично — —
Все действия в одном месте — — —
Без ручных действий между программами — —

На основе общедоступных описаний продуктов и их категорий.

Готовые продукты охватывают важные части задачи: табличные программы обрабатывают данные, диаграммы и аналитику, а инструменты отчетности автоматизируют отдельные подключения и выходные данные. Готовой таблицы достаточно, когда требуется только одна часть процесса подготовки отчетов.

Этой бухгалтерской компании требовалось собственное программное обеспечение, поскольку импорт, правила обновления, сверки, отчеты и PDF-выходы должны были соответствовать ее стандартам в одном месте. Готовые решения не объединяли весь процесс и правила компании без ручных действий.

В итоге

В итоге решение создано для устранения повторяющейся работы на пути от изменяющихся исходных файлов до отчетов бухгалтерской компании, готовых для руководства.

ЧАСТЫЕ ВОПРОСЫ

Рассматриваете создание похожей системы? Прочитайте ответы и узнайте, как адаптировать процесс подготовки отчетов Excel под конкретные файлы, расчеты и правила отчетности.

Нужно что-то похожее? Давайте обсудим
Или посмотрите больше проектов